5 redenen waarom jeugdwerkers aan de slag moeten met Google Drive

5 redenen waarom jeugdwerkers aan de slag moeten met Google Drive

2017 is het jaar van Google Drive, de must have online tool voor jeugdwerkers en communicatiemedewerkers. Volg mee en word een instant pro!

Wat is Google Drive? 

Een handige bestandsopslag tool dat je bestanden altijd en overal beschikbaar maakt. Het is vergelijkbaar met Dropbox of One Drive, met dat verschil dat het je informatie niet enkel opslaat. Je kan synchroniseren, in een handomdraai delen of ter plekke bewerken. 

1. Altijd en overal verbonden

Je kan de Google Drive app installeren op je GSM of tablet. De app is geschikt voor apparaten met Android of iOS en is gratis verkrijgbaar in de app store. Zo krijg je overal toegang tot je documenten en kan je on the go scannen of bewerken.

Zit je op de trein en valt je internetverbinding weg? Geen probleem! Google Drive laat je toe om offline verder te werken.  Zodra je opnieuw verbonden bent, wordt alles verwerkt. 

2. Scan en go

Jeugdwerkers werken mobiel en die vervoersbewijsjes stapelen zich razendsnel op. Bewijsmateriaal inscannen en doorsturen is doodsimpel danzij de scan optie van Google Drive. Je opent je Drive app op je GSM of tablet, klikt rechts onderaan op de blauwe knop en kiest voor de optie 'scannen'. 

Wie waagt die wint en geduld is een schone deugd. Want, een kritische noot hier is dat je af en toe opnieuw zal moeten beginnen, zeker bij grote documenten (A4). 

  1. Je lost dit op door opnieuw te beginnen of de kleursettings van je scan aan te passen. 
  2. Pas nog even de 'titel' aan, door op  de naam  te klikken.
  3. Tevreden van het resultaat? Klik dan op het vinkje. Je bestand wordt als  PDF file opgeslaan in 'my drive'.

 

3. Gratis Office pakket

Spendeer je (beperkte) budget aan leuke dingen want Drive verlost je van het prijzige Office pakket!

Maak documenten, spreadsheets of presentaties aan door in het linkerpaneel op de knop "nieuw" te drukken. Er verschijnt een keuzemenu waar je het gewenste type bestand uitkiest. Er zijn 4 standaardopties:

  1. Nieuwe Map: maak een nieuwe map aan in "mijn schijf" en geef structuur aan je bestanden
  2. Google Documenten: dit is een tekstverwerkingsdocumentn ookwel een simplistische versie van Word. In de menubalk bovenaan kan je instellingen aanpassen en opmaak toevoegen.
  3. Google Spreadsheets: deze optie is bedoeld als rekenprogramma, net zoals Excel.
  4. Google Presenaties: deze keuze is het best vergelijkbaar met PowerPoint van Microsoft.

 Je kan meer opties toevoegen, door onderaan op "Meer" en "Meer apps koppelen" te klikken.

4. Nooit meer typen

Een lang verslag uittypen of tussendoor wat ideeën neerpennen? Experimenteer met spraakgestuurd typen!

Maak een nieuw Google document, ga naar 'extra', haal je mooiste Nederlands boven, articuleer goed en mits enkele aanpassingen, heb je een vlot geschreven tekst. Hier en daar nog wat leestekens toevoegen en je tekst is af!

Goeie tip: Spreek aan één stuk door en bewerk je tekst achteraf. Als je spreken en aanpassen combineert, krijgt Drive het moeilijk omdat hij tussendoor automatisch opslaat. Dit resulteert in stukken gesproken tekst die niet uitgetypt worden.

5. Deel met iedereen (of met niemand)

Bestanden delen met anderen was nooit eenvoudiger, maar too many cooks spoil the broth. Verlies nooit het overzicht van wat jij of je collega's schreven dankzij comments. Zie je een foutje? Selecteer het woord, ga naar 'Invoegen' en klik op 'Opmerking'.

Let op: als je Google Drive professioneel gebruikt en bestanden deelt met je collega's, vergeet dan niet tijdig auteursrechten aan te passen. Want als iemand wegvalt of je een account verwijdert, kan je ook hun bestanden verliezen. 

6. What about privacy ?

Voor zij die zich zorgen maken over privacy, het blijft Google dus wees alert. Deel geen zeer intieme zaken en hou het professioneel. Dan zit je goed. Want, je bestanden zitten veilig opgeborgen. Jij bent eigenaar van alles dat je oplaadt of maakt en je instellingen staan automatisch op privé. 

Meer weten over handige tools en apps? Check onze vorming: There's an app for that!